Enciclopedia de la Esencialidad
Agenda
Definición
Herramienta para plasmar los ciclos de acción y manejar el tiempo con el fin de lograr efectividad y eficiencia en el cumplimiento de los mismos y en el logro de las metas. Libreta, dispositivo electrónico, o aplicación de computadora o celular, especialmente diseñada para administrar los ciclos de acción.
Concepto
La agenda sirve como registro, memoria, organizador y planificador de los ciclos de acción, y como auxiliar en la administración de tu TE. Es una herramienta muy útil que permite controlar las actividades y los ciclos de acción en cada área de la vida, y así lograr una mayor efectividad y eficiencia.
Para ser efectivo y eficiente es menester manejar una agenda que especifique lo que uno debe hacer y el momento adecuado para hacerlo. Es menester asegurarse de incluir los ciclos del cuadrante dos (INU: Importante y No Urgente) en el hacer. Es esencial manejar una agenda para incluir tu desarrollo espiritual al lado de las demás actividades de la vida.
Una agenda permite también liberar a tu mente del estrés y la ansiedad que ocasiona tratar de recordar todos los ciclos pendientes. Es esencial también para maximizar la proactividad y minimizar la reactividad ante las exigencias de la vida.
Hay muchos tipos de agendas comerciales en el mercado, pero la psicánica y la Esencialidad presentan una con diseño propio.
Incluso se recomienda usar dos: una en la carpeta de papel y otra electrónica.
Leyes y principios de la agenda
- Si puedes llevar tu vida sin una agenda, no haces ni harás, gran cosa.
- Si algo no está plasmado por escrito, es muy posible que no se haga, especialmente a tiempo. Probablemente será un ciclo caído.
- Por falta de un clavo se perdió un reino. (Es decir, un solo ciclo caído puede destruir grandes proyectos).
- Las buenas ideas son fugaces. Hay que atraparlas en un papel cuanto aparecen.
- NO LLEVAR UNA AGENDA = FUGAS DE PODER y CAOS en tu vida.
- Muchos ciclos llegan al cuadrante uno del Tiempo (IU, emergencias) porque no fueron manejados a tiempo cuando estaban en el cuadrante dos (INU). Una agenda evita que eso ocurra.
- Cualquier persona que no necesita o no usa una agenda para manejar los ciclos de su vida, no está haciendo mucho y no es confiable en lo poco que hace. Va a tener ciclos caídos que le afectan a ella y a otros. Ni debe intentar hacer cosas grandes ni complejas.
- Cualquier persona que trata de hacer mucho y no lleva una agenda, vive en caos y ciclos caídos. Tiene fallas y mediocridad aseguradas: “Por falta de un clavo”…
- La agenda se usa para mantener la conciencia y la mente libres para concentrarse en el pensamiento creativo y en la creación.
- “Mantén tus cubiertas limpias para la acción”, quiere decir que nunca debes tener un ciclo abierto esperando a que actúes (un ciclo que no avanza porque no has hecho algo para que proceda). Una agenda es necesaria para lograrlo.
Cómo usar la agenda
Tipos de listas de ciclos
Ciclos en caos: Comienza cada semana con una lista de todos los ciclos a realizar, sin orden de importancia, prioridad, urgencia o eficiencia. Esta lista incluye ciclos no terminados la semana anterior, nuevos ciclos y ciclos requeridos por los proyectos.
Ciclos de un proyecto: Son todos los ciclos relacionados con un mismo proyecto. Todos ellos deben estar en un solo lugar para reflejar el grado de involucración en el proyecto. Cada semana se escogen los ciclos del proyecto que piensan realizarse en ese lapso, y de esa manera mantener en progreso dicho proyecto. Estos ciclos se anotan en la lista de caos.
Ciclos en eficiencia: Se transfieren los ciclos de la lista de caos a esta lista cuando tienen algo en común, permitiendo así una mayor eficiencia realizándolos al mismo tiempo. Por ejemplo: comprar todo lo que se necesita para la semana en una sola salida a la calle (esto implica planear con antelación la ruta de transporte para usar el mínimo de TE antes de salir). Cada lista de ciclos en eficiencia se maneja como un solo ciclo en la agenda del día.
Comunicaciones pendientes: Es una lista en la agenda de los ciclos de comunicación en eficiencia para que se realicen todos simultáneamente en un solo momento del día. Por ejemplo, hacer todas las llamadas telefónicas una tras otra y contestar todos los emails en un momento dado de la mañana, en lugar de hacerlo en distintos momentos durante el día.
Checklists o listas checables: Son listas de los ciclos y/o de los asuntos relacionados con una sola actividad. Por ejemplo, la “checklist para salir de viaje” podría incluir: agenda, dinero, boletos, pasaporte, libros y lecturas, artículos de baño, toda la ropa que se va a empacar, etc. Las checklists también se usan para compendiar o sintetizar un manop en recordatorios de una sola palabra o línea de texto.
De rocas a pedruscos y a arena: Se refiere a un paradigma de cómo llenar un bote a su máxima capacidad con piedras u objetos de diversos tamaños. Si se llena con pedruscos, pueden caber muchos pero no habrá espacio para las rocas grandes. El procedimiento efectivo es colocar primero las rocas, luego los pedruscos grandes para llenar los espacios entre las rocas, luego distribuir los pedruscos más pequeños para llenar los espacios entre los pedruscos grandes, y finalmente acomodar la arena. Así pueden caber una cantidad mayor de objetos, ubicándolos por orden de importancia en el bote.
El llenado de la agenda debe seguir este principio. En la planeación de tu semana y de tus días, primero asigna un tiempo a tus rocas (ciclos más grandes e importantes). Sobre todo, comienza con tus MSIs: Metas Super Importantes: los asuntos que si no se logran, el resto de lo que se realiza importa poco.
Agenda primero tus rocas (asuntos grandes e importantes) y luego tus ciclos de menor envergadura, hasta que todo tu tiempo esté asignado. No dejes que los pedruscos interfieran con las rocas.
Los ciclos que tienen un horario fijo acordado con otras personas, como citas y juntas, deben ser agendados en el horario en que fueron acordados.
Planeación en la agenda
La planeación debe ser a corto, mediano y largo plazo.
Corto plazo:
- Utiliza los últimos momentos del día para configurar la agenda del siguiente día.
- Usa el último día de la semana para planear la siguiente próxima semana.
- Planea tu próximo mes cinco días antes de que finalice el presente mes.
Mediano plazo:
- Planea lo que vas a hacer cada año y cada dos, tres y cinco años.
- Planea tu vida de aquí a diez años.
Largo plazo:
- Crea y pule tu Visión y Misión para toda la vida. Estas van a evolucionar mucho sobre el tiempo. Para identificarlas contempla lo siguiente: imagina que vas a morir y mira hacia atrás, ¿qué te gustaría haber hecho con toda tu vida? y ¿habrá valido la pena?
Planeación semanal
La unidad básica para la planeación y la administración del TE es una semana, no un día. Un día es un período de tiempo demasiado corto y poco significativo en el largo plazo como para poder pintar bien el cuadro de la vida. Para realmente controlar el TE con la máxima efectividad y eficiencia, se requiere una perspectiva más a largo plazo, de por lo menos una semana. Así que, es la semana lo que se planea.
El método de planeación óptimo es tomar media hora (o el tiempo requerido) del domingo para evaluar el propio desempeño durante la semana anterior y manejar la planeación de la semana entrante. Luego, cada noche de la semana tomar unos minutos para verificar el plan del día siguiente. (Algunas personas prefieren hacer esto por la mañana, aunque el ciclo puede sufrir por presión de tiempo.)
Para hacer tu agenda semanal plasma tus ciclos en cada uno de los días de la semana, de acuerdo al orden que consideres óptimo, ubicando los más importantes en las primeras horas de la jornada.
- Primero, evalúa tu desempeño de la semana previa. ¿Qué lograste y qué no, y por qué no? ¿Fue realista tu planeación? ¿Cómo puedes mejorar? ¿Cuánto TE perdiste en ciclos de los cuadrantes tres y cuatro, y no en los realmente importantes?
- Planea la próxima semana.
- ¿Hay eventos o citas fijos que debes anotar ya en la agenda semanal? (La mayoría ya deben estar anotados porque los pusiste al momento de hacerlos).
- Pasa los ciclos de la semana previa aún abiertos e importantes a la lista de ciclos en caos.
- Revisa tus proyectos, anotando en la lista de ciclos en caos todos los ciclos nuevos que necesitas cumplir en la semana entrante.
- Ahora ya tienes todos los ciclos para la próxima semana en la lista de caos.
- Prioriza la lista de caos: ¿Cuáles son tus MSIs y rocas más importantes para la semana entrante?
- Realiza las listas en eficiencia. Cada lista equivale a un solo ciclo a realizar en algún momento de un día.
- Diseña tu horario diario ideal, incluyendo tus disciplinas. No metas otros ciclos en esos momentos, salvo que se trate de una emergencia.
- Llena ahora tu agenda con los ciclos importantes, las “rocas”, asignándoles los mejores momentos del día.
- Distribuye luego los ciclos menores, sin perder la eficiencia.
- Revisa cada noche de la semana, los ciclos del día siguiente para afinarlos e incluir los que surgen sobre la marcha.
Este sistema te guía para que seas poderoso, efectivo y eficiente a largo plazo, en el uso de tu TE para crear la vida que deseas. Aplica este procedimiento y verás despegar tu poder personal.
Herramientas electrónicas para la planeación, organización y diseño de la agenda
Puedes usar herramientas electrónicas o una combinación de papel y herramientas electrónicas, para mantener el poder personal deseado.
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